Stagiaire assistant(e) administratif(ve)

Stagiaire assistant(e) administratif(ve) (6 mois)

Ville de Québec, QC (Sur Site) Temps plein

Résumé du poste

Assister l'équipe des services administratifs dans les activités administratives et organisationnelles quotidiennes du bureau, tout en développant une expérience pratique en milieu professionnel.

Fonctions essentielles

Travaillant au sein de l'équipe des services administratifs, vous contribuerez au bon fonctionnement quotidien du bureau en offrant un soutien administratif et organisationnel à l'ensemble des employés. Ce stage vous permettra de développer vos compétences en administration, service à la clientèle, organisation et travail d'équipe.

Tâches administratives

• Participer à la gestion des fournitures et collations de bureau et signaler les besoins de réapprovisionnement.
• Préparer et mettre à jour divers documents administratifs, listes et outils de suivi.
• Aider à la préparation des salles de réunion et à l'organisation du matériel nécessaire.
• Accueillir les visiteurs et les diriger vers les personnes ou services appropriés.
• Participer à la réception et à la distribution du courrier et des livraisons.

Soutien aux équipes

• Fournir un soutien administratif ponctuel aux différents départements selon les besoins.
• Participer à la préparation de présentations, de communications internes et de documents d'information.
• Effectuer de la saisie de données et vérifier l'exactitude de certaines informations.
• Contribuer à la mise à jour de différents répertoires, bases de données ou documents partagés.

Organisation d'activités et d'événements

• Collaborer à l'organisation de réunions, formations et activités internes.
• Assister dans la préparation logistique des événements (réservations, matériel, accueil des participants, etc.).
• Participer aux initiatives du comité social et aux activités favorisant l'engagement des employés.

Soutien à l'accueil et à l'intégration

• Assister l'équipe administrative dans la préparation de l’accueil des nouveaux employés.
• Participer à la préparation des postes de travail et des documents d'accueil.
• Mettre à jour les listes et outils de suivi liés à l'intégration des nouveaux employés.

Exigences minimales

Compétences et aptitudes :

• Bonne connaissance des outils Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).
• Excellentes habiletés en communication orale et écrite en français.
• Sens de l'organisation et souci du détail.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les échéances.
• Aptitude à travailler de façon autonome et en équipe.
• Attitude positive, professionnalisme et volonté d'apprendre.

Niveau d’études :

• Être inscrit(e) dans un programme d'études en administration, bureautique, gestion de bureau ou dans un domaine connexe.

Qualification souhaitable

• Connaissance de SharePoint, Teams ou d'autres outils collaboratifs.
• Connaissance fonctionnelle de l'anglais.
• Expérience de travail ou de bénévolat en service à la clientèle ou en soutien administratif.

Ce poste requiert une bonne connaissance de l'anglais pour interagir, soutenir et/ou fournir des services à des clients, employés et/ou partenaires internationaux ainsi qu’à des autorités gouvernementales étrangères qui ne parlent pas français.